La fiabilité des transmissions en EHPAD ne dépend pas du logiciel seul. NETSoins Colisée centralise les données du résident, mais la qualité de ce qui y est consigné repose sur l’organisation humaine autour de l’outil. Quels paramètres de configuration, quels rituels d’équipe et quelles règles de saisie produisent des transmissions réellement exploitables lors d’un contrôle ARS ou d’une évaluation HAS ?
Sessions nominatives et horodatage dans NETSoins : le socle de traçabilité
Les contrôles récents des ARS après des événements indésirables graves en EHPAD ciblent un point précis dans le DUI : l’identification du professionnel et l’horodatage de chaque saisie. Un compte partagé entre deux aides-soignantes sur un même poste rend la transmission juridiquement inexploitable.
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Plusieurs groupes ont adopté des règles internes strictes pour NETSoins : session nominative obligatoire, interdiction des comptes génériques, signature systématique à chaque validation. Ces mesures n’apparaissent dans aucun guide grand public de l’éditeur, mais elles conditionnent la valeur probante du dossier.
Sur le terrain, la difficulté vient du matériel. Quand un service dispose d’un seul poste fixe pour six soignants, la déconnexion et reconnexion entre chaque saisie ralentit le flux de travail. L’arbitrage porte alors sur le nombre de terminaux mobiles ou de tablettes dédiées à la saisie en chambre, qui suppriment ce goulot d’étranglement.
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| Paramètre organisationnel | Configuration risquée | Configuration fiable |
|---|---|---|
| Type de session | Compte partagé par poste | Identifiant nominatif par soignant |
| Support de saisie | Un seul poste fixe par service | Tablettes ou terminaux mobiles en chambre |
| Déconnexion automatique | Délai long ou désactivé | Déconnexion après quelques minutes d’inactivité |
| Validation de transmission | Saisie sans signature | Signature électronique à chaque entrée |
| Visibilité des données | Accès uniforme tous profils | Droits d’accès différenciés par qualification |
Transmissions ciblées NETSoins : structurer la saisie pour dépasser le texte libre
La feuille de route du numérique en santé (Doctrine technique 2023-2027 de la DNS) pousse les établissements médico-sociaux à produire des données structurées, partageables et historisées, compatibles avec l’Identité Nationale de Santé (INS), le DMP et MSSanté. Les transmissions rédigées en texte libre dans NETSoins ne répondent pas à cette exigence.
La transmission ciblée, organisée selon le modèle cible-données-actions-résultats, impose au soignant de catégoriser l’information au moment de la saisie. Une transmission structurée remplace un paragraphe narratif par des champs exploitables lors d’un export ou d’une requête.
Réduire les champs libres au strict nécessaire
Le réflexe courant consiste à remplir le champ narratif en y décrivant l’ensemble de la situation. Le problème : ces textes ne sont ni filtrables ni requêtables. Lors d’un contrôle, retrouver une information précise dans des centaines de paragraphes libres prend un temps disproportionné.
L’organisation à mettre en place consiste à réserver le champ libre aux éléments contextuels qui n’entrent dans aucune catégorie prédéfinie. Tout le reste (constantes, comportement, alimentation, douleur) passe par les champs structurés du module de transmissions ciblées.
- Définir avec le cadre de santé la liste des cibles actives dans NETSoins, en supprimant celles qui ne correspondent pas à l’activité réelle du service
- Former chaque membre de l’équipe à la saisie par cible plutôt qu’à la rédaction narrative, en intégrant cet apprentissage aux journées d’intégration des nouveaux arrivants
- Programmer une revue trimestrielle des transmissions pour identifier les dérives vers le texte libre et recadrer les pratiques de saisie
Migration DUI Orisha Socialcare : anticiper l’impact sur les transmissions Colisée
Dans plusieurs établissements du groupe Colisée, NETSoins est en cours de migration ou d’interfaçage avec d’autres briques du Dossier Usager Informatisé Orisha Socialcare. Cette évolution modifie la logique même des transmissions : elles ne sont plus cantonnées au poste de soins mais traversent les parcours soins, facturation et hôtellerie.
Pour les équipes, cela signifie que la transmission saisie par l’aide-soignante sur l’alimentation d’un résident peut alimenter un indicateur de suivi nutritionnel visible par le médecin coordonnateur et par le service hôtelier. La saisie d’un soignant devient une donnée transversale exploitée par plusieurs métiers.
Adapter les rituels d’équipe à un parcours transversal
La relève orale de fin de poste, historiquement centrée sur le binôme soignant entrant/sortant, doit intégrer cette dimension. Une information mal catégorisée dans NETSoins ne produit pas seulement une transmission illisible pour le collègue suivant : elle fausse un indicateur consolidé à l’échelle de l’établissement.
Deux ajustements concrets permettent de limiter ce risque :
- Distinguer clairement, dans le protocole interne, ce qui relève de la transmission de soins (module transmissions ciblées) et ce qui relève du signalement hôtelier ou administratif (modules dédiés dans la brique DUI)
- Désigner un référent NETSoins par service, dont la mission inclut la vérification hebdomadaire du bon routage des transmissions entre les modules
- Intégrer un point NETSoins de quelques minutes dans la relève orale, non pour relire les transmissions écrites, mais pour signaler les saisies qui nécessitent une action transversale
Évaluation HAS et traçabilité NETSoins : ce qui est vérifié en pratique
Le référentiel HAS 2022 pour les ESSMS a renforcé l’attention portée à la cohérence entre les transmissions écrites dans le DUI et les actes réellement effectués. Des non-conformités ont été relevées dès 2024 sur cet écart précis.
L’évaluateur ne se contente pas de vérifier que des transmissions existent. Il croise les données saisies dans NETSoins avec le plan de soins, les prescriptions et les comptes rendus médicaux. Une transmission présente mais incohérente avec le plan de soins constitue une non-conformité au même titre qu’une transmission absente.
Pour les équipes Colisée, la préparation à l’évaluation passe par un audit interne des transmissions sur une période glissante. L’objectif : repérer les résidents dont le dossier NETSoins présente des lacunes de saisie ou des contradictions entre modules, et corriger les pratiques avant le passage de l’évaluateur.
La fiabilisation des transmissions dans NETSoins Colisée repose moins sur la maîtrise technique du logiciel que sur trois piliers organisationnels : des sessions nominatives auditables, une saisie structurée par cibles plutôt qu’en texte libre, et un référent capable de vérifier la cohérence transversale des données. Sans ces trois éléments, l’outil enregistre de l’information, mais ne produit pas de la traçabilité.
